**نظرة عامة على الدور:** نحن نبحث عن *مساعد عمليات تنفيذية* منظم للغاية وذو مهارات عالية لتقديم دعم استثنائي لفريق القيادة وضمان كفاءة تشغيلية سلسة. يجمع هذا الدور بين الكفاءة المتقدمة في نظام Odoo ERP والخبرة الإدارية القوية، ويعمل كحلقة وصل حاسمة بين التنفيذيين والموظفين وسير العمل التشغيلي. سيكون المرشح المثالي متميزًا في بيئة سريعة الخطى، وسيقدم حلولًا تقنية ووثائق دقيقة وتنسيقًا لوجستيًا باحترافية ودقة. **المسؤوليات الرئيسية:** * **إدارة نظام Odoo:** إدارة وتحسين نظام Odoo ERP عبر وحدات مختلفة (مثل: إدارة علاقات العملاء، المبيعات، المخزون، الموارد البشرية، المحاسبة)، وضمان الأداء السلس، وحل المشكلات، ودعم تبني الموظفين للنظام. * **الدعم التنفيذي:** مساعدة الإدارة العليا من خلال جدولة الاجتماعات، وإعداد جداول أعمال مفصلة، وتدوين المحاضر، ومتابعة المهام المطلوبة لضمان التنفيذ في الوقت المناسب للأولويات. * **توثيق الأعمال:** إعداد تقارير أعمال عالية الجودة، وإجراءات التشغيل القياسية (SOPs)، والعروض التقديمية، مع ضمان الوضوح والدقة والانسجام مع أهداف المؤسسة. * **إدارة السفر:** تنسيق ترتيبات السفر المعقدة (رحلات طيران، فنادق، تأشيرات) للتنفيذيين والفرق، مع تحسين التكلفة والراحة والامتثال لسياسات الشركة. * **معالجة الاتصالات:** صياغة وإدارة المراسلات المهنية (رسائل بريد إلكتروني، مذكرات، خطابات) باللغة الإنجليزية الفصيحة، وتمثيل نقطة اتصال رئيسية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. * **تنسيق الفعاليات:** تخطيط وتنفيذ فعاليات الشركة، مثل أنشطة القيادة أو جلسات التدريب، والإشراف على اللوجستيات، والميزانيات، وعلاقات الموردين. * **إدارة السجلات:** الحفاظ على السجلات السرية، وقواعد البيانات، وأنظمة الملفات (رقمية وورقية)، وضمان الامتثال لمعايير حماية البيانات. * **دعم المشتريات:** تسهيل مهام المشتريات من خلال طلب عروض الأسعار، والتواصل مع الموردين، وتتبع الطلبات ضمن وحدة المشتريات في نظام Odoo. * **دعم مشاريع العمليات:** مراقبة الجداول الزمنية للمشاريع، والنتائج، والتحديثات، وتزويد التنفيذيين بتقارير حالة موجزة لدعم اتخاذ القرار. **المؤهلات والمهارات:** * خبرة لا تقل عن 3 سنوات كمساعد إداري أو دور مشابه، مع إثبات القدرة على إدارة مسؤوليات متعددة. * معرفة متقدمة بنظام Odoo ERP، مع خبرة عملية في تهيئة وإدارة وحدات متعددة (مثل: إدارة علاقات العملاء، المخزون، المبيعات). * مهارات ممتازة في الكتابة والتحدث باللغة الإنجليزية، مع خبرة في صياغة وثائق الأعمال والتقارير وجداول الأعمال وإجراءات التشغيل القياسية. * خبرة مثبتة في تنسيق السفر، بما في ذلك حجز الرحلات والإقامة والتأشيرات. * قدرات تنظيمية ومهارة في إدارة المهام المتعددة، مع دقة شديدة في التفاصيل والقدرة على تحديد الأولويات بكفاءة تحت ضغط المواعيد النهائية. * إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint) وأدوات التعاون الافتراضي (مثل: Zoom، Microsoft Teams). * ذهنية استباقية وموجهة نحو الحلول، مع الالتزام بالسرية والاحترافية. * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة (مفضلة ولكن غير مطلوبة). **الصفات المفضلة:** * خبرة في دعم التنفيذيين في بيئة متعددة الثقافات أو دولية. * معرفة بأساسيات الميزانية أو تتبع المصروفات. * القدرة على التكيف مع التطورات التكنولوجية ومتطلبات العمل المتغيرة.