زميل الإدارة والمرافق - (مصر)

وصف

**المنصب:** **زميل الإدارة والمرافق** **الموقع**: الدوكي، مصر **الغرض من الوظيفة** سيكون لدى **زميل الإدارة والمرافق** خبرة في التعامل مع مجموعة واسعة من مهام الدعم الإداري. وسيكون حسن التنظيم، مرنًا، ومحترفًا في إدارة التعقيدات الإدارية داخل شركة عالمية. **الواجبات والمسؤوليات** * الترحيب بالموظفين الجدد ومساعدتهم، والتعاون وفقًا للإجراءات القياسية الخاصة بالشركة واللوائح المحلية * تنسيق ودعم محاسب خارجي، ومدقق، وفريق الشركة الداخلي، ومحامي في إعداد وتقديم تقارير أو عمليات تدقيق سنوية/شهرية. * توفير المستندات الداعمة بدقة وفي الوقت المناسب لمشرف فريق الخدمات الداعمة، وتسجيل جميع المعاملات المالية المتعلقة بالمكتب. * مساعدة قسم الموارد البشرية في فحص المرشحين واستقبالهم من خلال إجراء مقابلات تمهيدية، وجدولة المقابلات، والمساعدة في عملية الاستقبال للموظفين الجدد. * التأكد من تسجيل المعاملات المالية وحفظها ومشاركتها مع فريق الشؤون المالية في الإمارات العربية المتحدة أسبوعيًا، كل أسبوعين، وشهريًا. * إدارة إيجارات المكاتب، التجديدات، الصيانة، النقل، المعدات والمستهلكات. * التأكد من استيفاء جميع المتطلبات القانونية لدى الجهات المحلية. * التعامل بكفاءة مع البريد، التسليمات، وشركات الشحن. * الحفاظ على مكتب نظيف، منظم، وودود للموظفين. * تنفيذ استراتيجية لتوفير التكاليف في الإنفاق على المكتب. * الإشراف على مهام إدارة المكتب العامة بما في ذلك الرد على المكالمات وتوجيهها، وإدارة مستلزمات المكتب، والاتصال بالموردين لاحتياجات المكتب، ومعالجة توزيع البريد، والتأكد من صيانة بيئة المكتب بشكل جيد. * مراقبة وإدارة مخازن المكتب ومواده بكفاءة. * مساعدة الفريق الإقليمي للشركة والفرق العاملة عبر الأقسام في المهام الإدارية. * تنسيق متطلبات موظفي أكسيوس بما في ذلك احتياجات تكنولوجيا المعلومات، السفر، وغير ذلك من المتطلبات القانونية المحلية. * أداء مهام إضافية عند الحاجة لدعم عمليات المكتب. * تنفيذ أي مهمة يطلبها مشرف فريق الخدمات الداعمة **العلاقات** * يُقدّم تقريره إلى مشرف فريق الخدمات الداعمة، ويعمل بالتعاون مع رؤساء الوظائف، القادة، وفريق الشؤون المالية في الإمارات. * الحفاظ على تواصل مستمر ومتكرر مع المحاسب الخارجي، المدقق، والمحامي. * بناء علاقات عمل قوية والحفاظ عليها مع جميع أعضاء الفريق. **المهارات والمعرفة الخاصة** * موقف إيجابي ونشط مع التزام قوي بالدور. * القدرة على التألق في بيئة سريعة وتخطيط المهام بفعالية. * مهارات تواصل شخصية وشفهية ممتازة. * الانتباه للتفاصيل مع قدرات تنظيمية قوية. إتقان برنامج Excel وPowerPoint وحزمة برامج Microsoft Office بالكامل. * **الكفاءات** * العمل الجماعي والتعاون. * التنظيم الشخصي وإدارة الوقت. * الالتزام بالجودة والانتباه للتفاصيل. * تطبيق معرفة الوظيفة والتعلم المستمر. * مهارات فعالة في إدارة المعرفة والمعلومات. **مزايا العمل مع أكسيوس تشمل**: * دفع قيمة عادلة تتناسب مع السوق * مكافأة سنوية تعتمد على الأداء (حسب الدور، المستويات، ونوع العقد) * تأمين صحي خاص ممتاز * تقدم وظيفي يتماشى مع إطار الكفاءة. * الأثر الإنساني: المساهمة في برامج دعم المرضى التي تحدث فرقاً حقيقياً في حياة المرضى. **الخلفية التعليمية والخبرة** * خبرة لا تقل عن سنتين في دور إداري. * إجادة اللغة الإنجليزية والعربية كتابةً وتحدثًا. * خبرة في إدخال البيانات وإدارتها. * معرفة باستخدام حزم مايكروسوفت أوفيس. * الحصول على درجة البكالوريوس في المحاسبة أو القانون أو إدارة الأعمال **ظروف الوظيفة** يقع هذا المنصب في **مكتبنا في مصر**، ويتطلب **سفرًا متكررًا** إلى الموردين، المتعاقدين الخارجيين، والجهات الحكومية