### **ملخص الوظيفة** نبحث عن محترف فعال ومنظم للغاية للانضمام إلى فريقنا بصفته مديرًا للمكتب وعروض المناقصات والتحكم في المستندات. يجمع هذا الدور المتعدد الجوانب بين الإدارة المكتبية وإدارة العطاءات/المناقصات والتحكم في المستندات، مع التركيز القوي على دعم مشاريع الهندسة المعمارية والهندسة والبناء متعددة التخصصات، وخاصةً في قطاع الضيافة. سيضمن المرشح المثالي عمليات سلسة عبر المكتب، ويدير تقديم عروض عالية الجودة، ويحافظ على أنظمة توثيق قوية تدعم سير عمل التصميم والامتثال والتعاون. ### **المسؤوليات الرئيسية** ### **1\. إدارة المكتب** * الإشراف على العمليات الإدارية اليومية للحفاظ على مكتب فعّال وسليم الأداء. * تنسيق الاتصالات الداخلية، والجدولة، وترتيبات السفر. * إدارة مستلزمات المكتب، وتنسيق البائعين، وخدمات الصيانة. * الحفاظ على أنظمة الملفات المادية والإلكترونية وفقًا للإجراءات الداخلية للشركة. * ضمان الامتثال لمعايير الصحة والسلامة المهنية والتنظيمية في مكان العمل. ### **2\. إدارة المناقصات والعروض** * تحديد فرص المناقصات ذات الصلة من البوابات الإلكترونية والشبكات. * تحليل طلبات العروض (RFPs)، وطلبات العطاءات الفنية (ITTs)، والاستبيانات الأولية (PQQs) لتقييم المتطلبات ووضع استراتيجيات التقديم. * تنسيق المدخلات الفنية والمالية والقانونية الخاصة بوثائق العطاءات. * إعداد ومراجعة وتنسيق العروض لضمان الامتثال والجودة. * الحفاظ على مكتبة عروض (قوالب، دراسات حالة، ردود قياسية) لتحسين الكفاءة. * تتبع نتائج العروض وإجراء مراجعات ما بعد العرض لاستخلاص الدروس المستفادة. ### **3\. التحكم في المستندات** * تطوير وتنفيذ والحفاظ على إجراءات التحكم في المستندات وفقًا لمعايير ISO، وأنظمة ضمان الجودة/الرقابة على الجودة، والمعايير الداخلية. * إدارة أنظمة إدارة المستندات الرقمية والمادية (DMS/EDMS)، ويفضل أن تكون Aconex. * مراقبة تدفق المستندات، بما في ذلك الطلبات المقدمة، ومحاضر الإرسال، والموافقات، والمراجعات. * الحفاظ على سجلات دقيقة للرسومات، وطلبات المعلومات (RFIs)، والتقارير، ومحاضر الاجتماعات، والمراسلات. * ضمان التحكم الصارم بالإصدارات، وبروتوكولات الترقيم، وتتبع جميع المستندات. * التنسيق مع الفرق الداخلية والاستشاريين الخارجيين والمقاولين والبائعين. * دعم فرق النمذجة ثلاثية الأبعاد (BIM) والفرق الفنية من خلال دمج إجراءات التحكم في المستندات مع منصات مثل AutoCAD وRevit وBIM 360\. * إجراء عمليات تدقيق دورية لضمان سلامة المستندات والامتثال. ### **المهارات المرغوبة** * خبرة سابقة في مشاريع الضيافة أو شركات الاستشارات الكبيرة في مجال التصميم/الهندسة. * معرفة بسير عمل BIM، وAutoCAD، وRevit، وBIM 360\. * مهارات قوية في الكتابة، والتحرير، وتنظيم البيانات. * القدرة على التعامل مع البيانات السرية والحفاظ على بروتوكولات أمن المستندات. **المتطلبات** * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الهندسة، أو العمارة، أو مجال ذي صلة. * من 2 إلى 5 سنوات من الخبرة المثبتة في التحكم في المستندات، أو تنسيق المناقصات/العروض، أو الإدارة المكتبية ضمن قطاعات الهندسة المعمارية والهندسة والبناء أو شركات الاستشارات التصميمية. * خبرة عملية في استخدام حزمة Microsoft Office وExcel. * معرفة بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، ويفضل أن تكون Aconex. * معرفة بمعايير ISO، وإجراءات ضمان الجودة/الرقابة على الجودة، وعمليات الامتثال. * خبرة في إعداد العروض/المناقصات وإدارة المواعيد النهائية تحت الضغط. * مهارات قوية في التواصل والتنسيق والتنظيم مع اهتمام استثنائي بالتفاصيل. * إتقان اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثاً). **المزايا** مزايا موظفي TGP الدولية: أسبوع عمل من خمسة أيام: جدول عمل قياسي من يوم الاثنين إلى الجمعة. ترتيب العمل الهجين: ثلاثة أيام في المكتب ويومان يعملان عن بُعد. خطة الحوافز: برنامج حوافز الشركة الذي يوفر حتى 10% — 5% مقابل الإحالات و5% مقابل الإغلاقات الناجحة. إجازة سنوية: 22 يوم عمل من الإجازة السنوية المدفوعة، باستثناء عطلات نهاية الأسبوع. مرونة العمل عن بُعد: أسبوع إضافي كل عام للعمل عن بُعد من بلد المنشأ، ويمكن دمجه مع ما يصل إلى أسبوعين متتاليين من الإجازة السنوية. الإرشاد والتوجيه المهني: تطوير مهني منظم من خلال برنامج مخصص للإرشاد والتوجيه. التجمع السنوي للشركة: حدث عالمي يجمع الفريق بأكمله من جميع المكاتب. برنامج تقدير الموظفين: مبادرات منتظمة للاعتراف بالأداء المتميز والإسهامات.