بلقاس

يشرف على مجموعة متنوعة من وظائف خدمات المكتب، مثل انتقالات المكاتب، وتخصيص المساحات، وعمليات المكتب والإمدادات، والأثاث والمعدات، وخدمات الهاتف والمراسلين، والحراسة ومراقبة الدخول، وسلامة وصحة المرافق، والخدمات الإعادية، والبريد والشحن، وخدمات متنوعة أخرى. قد يقدم أيضًا الدعم والتوجيه لفريق الإدارة المكتبية. المسؤوليات الرئيسية: يخطط ويوجه وينسق أيًا من الخدمات المذكورة أعلاه، إما من خلال العمل التوجيهي أو باستخدام الموردين والمقاولين من الباطن. يُعد تقارير إدارية مثل حالة الأنشطة والتقدم، وتحليلات التكاليف والتقديرات، والتوظيف، والخدمات الفنية والمعدات، وقياسات العمل، والمواد والإمدادات. يضع الأهداف؛ ويُعد خطط العمل والاستراتيجيات والميزانيات؛ ويحدد احتياجات الموظفين والموارد؛ ويُجدول مهام العمل ويتابع سير العمل. قد يكون مسؤولًا عن وضع الميزانية والتحكم في التكاليف والنفقات الرأسمالية. يساهم في تحسين عمليات العمل وتقييمها. يُعد الإجراءات المكتوبة والإرشادات المكتبية. ويُعلم الآخرين بالإجراءات العملية المناسبة. يُنشئ ويُحافظ على نسخ تسجيلية لوثائق المرافق وخدمات المكتب حسب توجيهات مدير وثائق المشروع. ويدعم متطلبات الاحتفاظ بالسجلات وأرشفتها وفقًا لمتطلبات الشركة. يُعد ويُوصي وينفذ الأهداف والسياسات والخطط والأنظمة والإجراءات لتقليل التكاليف وتحسين الكفاءة. يضع الأهداف، ويُعد خطط العمل والاستراتيجيات والميزانيات. ويحدد احتياجات الموظفين والموارد ويُجدول مهام العمل. مسؤول عن تنفيذ أداة إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب وإعداد التقارير المتعلقة بها. يُحدد احتياجات الإمدادات/الأدوات المكتبية ويُوافق على المشتريات. مسؤول عن تنسيق والحفاظ على العقود المتعلقة بالخدمات. يدعم تنفيذ البرامج المتعلقة بالسلامة والصحة. قد يؤدي أنشطة إدارية للموارد البشرية، بما في ذلك تخطيط الرواتب والإدارة، والاستشارات الوظيفية، ومراجعات الأداء.