**المسمى الوظيفي:** مساعد افتراضي (VA) **نوع الوظيفة:** دوام كامل، عن بُعد **ساعات العمل:** ساعات عمل العميل في الولايات المتحدة (مع إمكانية التكيف حسب احتياجات العميل) **عن الدور:** يسعى عميلنا للحصول على مساعد افتراضي لتوفير دعم إداري وتشغيلي موثوق به عن بُعد. تتطلب هذه الوظيفة مزيجًا من المهارات التنظيمية، وقدرات التواصل، والإلمام بالتكنولوجيا للتعامل مع مجموعة واسعة من المهام بما في ذلك الجدولة، والمراسلات، وإدخال البيانات، ودعم المشاريع. يضمن المُساعد الافتراضي سير العمليات اليومية بسلاسة، والالتزام بالمواعيد النهائية، ويتيح للعميل التركيز على الأولويات ذات القيمة الأعلى. **المسؤوليات:** **الدعم الإداري:** * إدارة التقاويم، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المكالمات. * صياغة وإرسال المراسلات (البريد الإلكتروني، المذكرات، المستندات). * إعداد محاضر الاجتماعات وتتبع مهام المتابعة. **إدارة البيانات والمستندات:** * إدخال البيانات وتحديثها والحفاظ عليها في جداول البيانات أو أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أنظمة المشاريع. * تنظيم وإدارة نظم الملفات الرقمية (Google Drive، Dropbox، SharePoint). * إعداد التقارير أو الملخصات لمراجعتها من قبل العميل. **البحث وتنفيذ المهام:** * إجراء أبحاث عبر الإنترنت (المنافسين، الموردين، المعلومات السوقية). * تجميع النتائج في ملخصات أو عروض منظمة. * دعم المشاريع الصغيرة والطلبات العفوية. **دعم العملاء والموردين:** * الرد على الاستفسارات الأساسية من العملاء أو تحويلها إلى العضو المناسب في الفريق. * إدارة الاتصالات مع الموردين ومتابعة البنود المعلقة. **الدعم التشغيلي ودعم المشاريع:** * المساعدة في إصدار الفواتير، وتتبع المصروفات، والمحاسبة البسيطة (إذا لزم الأمر). * المساعدة في الحفاظ على خطط المشاريع وتحديث أنظمة إدارة المهام (Trello، Asana، Notion، Monday.com). **ما الذي يجعلك الأنسب لهذا الدور:** * شخص منظم ويمتلك مهارة إدارة المهام المتعددة ويتألق في بيئة متغيرة. * مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي. * القدرة على تعلم واستخدام أدوات جديدة بسرعة. * الحرص، والموثوقية، والمُبادرة في توقع الاحتياجات. **الخبرة والمهارات المطلوبة (الحد الأدنى):** * خبرة إدارية أو كمساعد افتراضي لمدة 1–2 سنة. * إتقان برامج Microsoft Office وGoogle Workspace. * مهارات قوية في إدارة الوقت والتنظيم. * اتصال إنترنت موثوق والقدرة على العمل بشكل مستقل. **الخبرة والمهارات المثالية:** * خبرة في استخدام أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRMs) مثل (HubSpot، Salesforce، Zoho) أو أدوات إدارة المشاريع (Asana، Trello، Notion). * معرفة بإعداد الفواتير، والمحاسبة، أو الدعم المالي البسيط (QuickBooks، Xero). * خلفية في دعم رواد الأعمال، أو الشركات الناشئة، أو الفرق العاملة عن بُعد. * القدرة على إدارة مهام متعددة لعملاء أو مدراء تنفيذيين في آنٍ واحد. كيف يبدو يوم العمل المعتاد؟ يدور يوم المساعد الافتراضي حول تنظيم العمليات وتوفير دعم سريع الاستجابة. ستقوم بما يلي: * مراجعة التقاويم وصناديق البريد، والرد على الرسائل العاجلة أو طلبات الجدولة. * تحديث السجلات في أنظمة إدارة علاقات العملاء أو الجداول الإلكترونية أو محركات المشاركة. * إعداد المستندات أو العروض التقديمية للاجتماعات. * إجراء بحوث بسيطة للمشاريع أو المبادرات القادمة. * متابعة الموردين أو العملاء للتأكد من إكمال المهام. * إنهاء اليوم بمراجعة قائمة المهام، وإرسال تحديثات الحالة، وإعداد أولويات اليوم التالي. **باختصار:** أنت الشريك التشغيلي عن بُعد الذي يضمن عدم تفويت أي شيء. **المقاييس الرئيسية للنجاح (مؤشرات الأداء):** * إكمال المهام بدقة وفي الوقت المحدد. * كفاءة إدارة التقويم وصندوق البريد (عدم تفويت المواعيد، والاستجابات في الوقت المناسب). * تقييم إيجابي من العملاء وأصحاب المصلحة. * السجلات والوثائق المنظمة والدقيقة. * السرعة في الاستجابة والتوفر ضمن الفترات الزمنية المتفق عليها للخدمة. **عملية المقابلة:** * مقابلة هاتفية أولية * مقابلة مرئية مع مُوظِف من شركة Pavago * مهمة عملية (مثل: إدارة صندوق بريد/تقويم وهمي أو إعداد ملخص بحث قصير) * مقابلة مع العميل ومع مدير التوظيف/مدير تنفيذي * العرض الوظيفي والتحقق من السجلات