الدعم الإداري

وصف

وصف الوظيفة **المسمى الوظيفي: الدعم الإداري** **وصف الوظيفة:** في قسم إدارة الموردين التقنيين بأوروبا، نحن نبحث عن شخصية عالية التحفيز يتم التعاقد معها كعلامة صفراء لفريقنا لفترة تتراوح بين 6\-12 شهرًا. سيعمل هذا الدور كعضو في فريقنا مخصص بالكامل خلال هذه الفترة، مع الوصول إلى الأنظمة والموارد، بما في ذلك جهاز كمبيوتر متوفر. سيكون التركيز الأساسي على الحفاظ على المتتبعات وتحديثها، ودعم إنشاء التقارير والنشرات الإخبارية، وتنظيم الاجتماعات وجدول الأعمال، والمهمات الإدارية الأخرى ذات الصلة (انظر أدناه تفاصيل النطاق). * **النتائج المتوقعة:** **إدارة المتتبعات:** * الحفاظ على تحديث متتبعات المشاريع والفريق المختلفة. * التأكد من الدقة والتحديثات في الوقت المناسب ليعكس البيانات والstatuses الحالية. **إنشاء التقارير:** * المساعدة في إنشاء تقارير أداء مفصلة باستخدام Excel وPowerPoint والأدوات الأخرى ذات الصلة. * تجميع وتنسيق البيانات من مصادر مختلفة لعرضها أمام أصحاب المصلحة. **دعم النشرة الإخبارية:** * المساهمة في صياغة وتوزيع النشرات الإخبارية، مع ضمان تواصل واضح واحترافي. * التنسيق مع أعضاء الفريق لجمع المحتوى والتحديثات الضرورية. **تنظيم الاجتماعات وجدول الأعمال:** * جدولة وتنظيم الاجتماعات مع الأطراف الخارجية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال، وإرسال الدعوات، وتنسيق الجوانب اللوجستية. * تحديث وإدارة تقويم الفريق لضمان الاستخدام الفعال للوقت والموارد. **صيانة ويكي:** * الحفاظ على تحديث ويكي الفريق بالمعلومات المطلوبة ليتم مشاركتها مع الفرق الأخرى. **الدعم الإداري العام:** * تقديم الدعم الإداري الإضافي حسب الحاجة، مثل إعداد المستندات، وإدارة الملفات، والتواصل مع الموردين. * التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لتسهيل العمليات السلسة. **المؤهلات/الشهادات المطلوبة:** **مهارات العرض والاتصال:** * مستوى عالٍ من إجادة اللغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثًا. * مهارات عرض ممتازة، كتابةً وتحدثًا. * خبرة في إعداد عروض تقديمية على مستوى الإدارة العليا. **المهارات التقنية:** * إجادة متقدمة في Microsoft Excel (جداول محورية، VLOOKUP، ماكروهات، نمذجة البيانات). * مهارات قوية في PowerPoint لإنشاء العروض التقديمية. * خبرة في أدوات تصور البيانات (QuickSight، Tableau، أو ما يعادلها). * القدرة على إدارة وصيانة أنظمة تتبع قواعد بيانات متعددة. **إدارة البيانات وتحليلها:** * خبرة مثبتة في تنظيف البيانات، والتحقق منها، وتحويلها. * مهارات تحليلية لتحويل البيانات الأولية إلى رؤى ذات معنى. * القدرة على إنشاء وصيانة أنظمة تقارير تلقائية. **المهارات التنظيمية:** * قدرة قوية على تنظيم وإدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات بفعالية، والوفاء بالمواعيد النهائية. **الانتباه للتفاصيل:** * مستوى عالٍ من الدقة في جميع المهام، مع القدرة على اكتشاف الأخطاء وعدم الاتساق. **مهارات التقارير:** * القدرة على إعداد تقارير واضحة وجميلة المظهر من خلال تلخيص واستخلاص المعلومات الرئيسية. **البرمجيات/البرامج/الأدوات:** Microsoft Excel، PowerPoint، Smartsheet وWord. **سنوات الخبرة المطلوبة:** 2 أنواع الوظائف: دوام كامل، عقد مدة العقد: 12 شهرًا